MY UNICAMMISSION
L'Area supporta i processi istituzionali dell'Ateneo e sovrintende gli aspetti giuridici e amministrativi della Governance, delle nomine e delle cariche, e presidia i procedimenti elettorali le modifiche statutarie e l'emanazione dei regolamenti di Ateneo. Fornisce supporto e consulenza su accordi istituzionali di carattere trasversale quali convenzioni, accordi quadro e protocolli di intesa promossi dalla Governance e di interesse generale.
Offre supporto giuridico-amministrativo, inoltre, per l'efficace funzionamento degli Organi collegiali di Governo dell'Ateneo presidiando l'attività di verbalizzazione delle sedute, curando la redazione dei verbali, la gestione del flusso documentale e delle operazioni di protocollo e la segreteria della Direzione Generale e dei Prorettori.
Coordina e gestisce l'attività legale dell'Ateneo, seguendo le fasi di pre-contenzioso, collaborando con l'Avvocatura dello Stato e curando le attività di recupero crediti. Fornisce consulenza legale, contrattuale e normativa agli organi di governo e alle strutture dell'Ateneo.
Presidia le procedure di acquisto di beni, servizi e lavori, sia sopra che sotto la soglia comunitaria, incluse le modalità di affidamento diretto.
ATTIVITÀ
• garantisce il funzionamento degli organi collegiali di governo dell'Ateneo, dalla convocazione fino ai verbali;
• gestisce il protocollo informatico dell'Ateneo e la classificazione della corrispondenza in entrata, supervisiona le attività connesse al flusso documentale ed alle operazioni di registrazione, segnatura e tracciabilità dei documenti amministrativi;
• cura la tenuta, l'organizzazione e la conservazione dell'archivio corrente e di deposito dell'Ateneo, curandone la valorizzazione e lo scarto dei materiali;
• presidia e gestisce le attività legali e il contenzioso, redige pareri e istruttorie legali per gli uffici dell'Ateneo, pianifica e gestisce le procedure elettive degli Organi Accademici;
• coordina le attività di segreteria del Direttore Generale e del Prorettore Vicario;
• gestisce il servizio autista e le auto di rappresentanza, negli aspetti amministrativi e logistici, per gli spostamenti delle persone autorizzate dalla Governance diverse dal Rettore;
• presidia gli obblighi di pubblicazione (Amministrazione Trasparente, accesso civico, FOIA), coordinando gli uffici coinvolti e in collaborazione con il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT);
• gestisce le convenzioni, gli accordi quadro ed i protocolli di intesa di carattere generale proposti dalla Governance;
• coordina la programmazione annuale e pluriennale degli acquisti, gestisce le gare e le procedure di affidamento, sia per importi superiori che inferiori alla soglia dell'affidamento diretto;
• gestisce le procedure per l'affidamento di lavori.
ORGANIZZAZIONE INTERNA
Sulla base dei principali ambiti di riferimento delle proprie attività sono creati n. 3 uffici così come di seguito indicati:
UFFICIO GESTIONE DOCUMENTALE E GARE BENI E SERVIZI
a) gestisce il sistema di protocollo dell'Ateneo,
b) cura la convocazione e il supporto agli organi di governo dell'Ateneo,
c) coordina la gestione documentale tra i vari uffici e l'archivio corrente e di deposito,
d) cura le funzioni segretariali e logistiche facenti capo al Direttore Generale e al Prorettore Vicario,
e) assiste l'Ateneo nelle fasi di pre-contenzioso e supporta l'Avvocatura dello Stato nei contenziosi patrocinati dalla stessa,
f) svolge attività di recupero crediti e predispone transazioni stragiudiziali o transazioni successive all'emanazione di sentenze o di provvedimenti dell'autorità giudiziaria,
g) fornisce consulenza legale, contrattuale e normativa agli organi di governo e alle strutture dell'Ateneo ivi compresa la redazione di pareri,
h) presidia e gestisce gli obblighi di pubblicazione,
i) supporta per le modifiche dello Statuto cura l'emanazione dei regolamenti,
j) cura la tenuta del registro degli accessi,
k) cura le procedure di elezione e rinnovo dei componenti degli organi dell'Ateneo e predispone le relative nomine statutarie,
l) gestisce le convenzioni e accordi quadro nonché protocolli di intesa di carattere generale proposti dalla Governance con enti pubblici e privati,
m) cura i contratti di locazione e comodato (gratuito o oneroso),
n) gestisce le procedure di affidamento di beni e servizi di importo superiore alla soglia prevista per l'affidamento diretto,
o) cura gli adempimenti connessi alla gestione e all'utilizzo delle piattaforme certificate di acquisto nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs 36/2023 e s.m.i. in tema di digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, per gli affidamenti di propria competenza,
p) predispone e stipula gli accordi quadro con riferimento al codice degli appalti,
q) predispone la programmazione triennale degli acquisti di beni e servizi dell'Ateneo, in raccordo con le strutture richiedenti e nel rispetto delle disposizioni normative vigenti,
r) cura gli adempimenti normativi previsti per società partecipate nelle diverse forme giuridiche,
UFFICIO ACQUISTI SOTTO SOGLIA
a) Gestisce le procedure di acquisto di beni e servizi nei limiti degli importi previsti per l'affidamento diretto,
b) cura gli adempimenti connessi alla gestione e all'utilizzo delle piattaforme certificate di acquisto nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs 36/2023 e s.m.i. in tema di digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, per gli affidamenti di propria competenza,
c) gestisce i contratti attuativi relativi agli accordi quadro per l'approvvigionamento di beni e servizi,
d) gestisce le relazioni con i fornitori, curando gli aspetti connessi agli affidamenti sottosoglia,
e) collabora e supporta le strutture di Ateneo in tutte le fasi di acquisto, dall'emissione dei buoni d'ordine all'esecuzione dell'acquisto fino al servizio reso,
f) provvede, per le pratiche di sua competenza, alla gestione delle fatture elettroniche (accettazione, rifiuto) trasmesse dagli operatori economici nazionali nonché all'acquisizione delle fatture da parte degli operatori economici esteri.
UFFICIO PROCEDURE PER AFFIDAMENTO LAVORI E SERVIZI ANCILLARI
a) cura l'espletamento dei procedimenti di gara, e la gestione dei relativi contratti, per affidamento di lavori e servizi ancillari ai lavori, coordinati da un RUP dell'Area Tecnica Edilizia e Sostenibilità,
b) cura gli adempimenti connessi alla gestione e all'utilizzo delle piattaforme certificate di acquisto nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs 36/2023 e s.m.i. in tema di digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, per gli affidamenti di propria competenza,
c) affida e gestisce i contratti dei seguenti servizi ancillari: contratti multiservizio e global service, servizi assicurativi e servizi di telefonia,
d) cura l'utilizzo, la manutenzione e gli adempimenti connessi (bollo assicurazioni, revisioni) delle auto assegnati all'Ufficio.